Αντίγραφα ασφαλείας

Η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας (back-up) είναι μια εύκολη εργασία με μεγάλη σπουδαιότητα για την ομαλή λειτουργία της μηχανογράφησης μιας επιχείρησης.

H τήρηση αντιγράφων ασφαλείας των αρχείων σας, σας προφυλάσσει από την απώλεια δεδομένων, η οποία μπορεί να προκληθεί από πολλούς παράγοντες, όπως:

•	βλάβες στο σκληρό δίσκο

•	εισβολή ιών στον υπολογιστή

•	διακοπές ρεύματος , όταν δεν υπάρχει UPS

•	λανθασμένο χειρισμό του υπολογιστή κ.α.

ΠΡΟΣΟΧΗ: Βεβαιωθείτε ότι γνωρίζεται και τηρείτε την διαδικασία Backup στα δεδομένα της εταιρίας σας. Σε περίπτωση που κάτι τέτοιο δεν ισχύει, επικοινωνήστε ΑΜΕΣΑ με κάποιον τεχνικό της CyberArts για να σας βοηθήσει. Σε περίπτωση που χρησιμοποιείτε αυτοματοποιημένα εργαλεία για την εκτέλεση της διαδικασίας, βεβαιωθείτε ότι γνωρίζεται πως αυτά δουλεύουν και ότι επιβλέπετε την σωστή και αδιάλειπτη λειτουργία τους.

Η διαδικασία του Backup χωρίζεται σε δύο κατηγορίες

1) Data Backup: Αντιγράφουμε τα δεδομένα μας σε ένα άλλο δίσκο, υπολογιστή, ή κάποιο μέσο αποθήκευσης ώστε σε περίπτωση βλάβης/καταστροφής του κύριου δίσκου/υπολογιστή να έχουμε την δυνατότητα να ανακτήσουμε τα δεδομένα και να επαναφέρουμε το σύστημα στην ημερομηνία και κατάσταση που ήταν όταν δημιουργήθηκαν τα αντίγραφα.

2) Versioning Backup: Σε τακτά χρονικά διαστήματα δημιουργούμε αντίγραφο από τα δεδομένα μας και τα αποθηκεύουμε σε διαφορετικό φάκελο στο μέσο αποθήκευσης, δηλώνοντας την ημερομηνία που έγινε η αντιγραφή στο όνομα του φακέλου. Με αυτόν τον τρόπο προφυλασσόμαστε από κακό χειρισμό κάποιου χρήστη στο σύστημα (παράδειγμα διαγραφή εγγραφών) που δεν έγινε άμεσα αντιληπτός και η διαδικασία backup που ακολούθησε αντικατέστησε τα δεδομένα της προηγούμενης. Κρατώντας αντίγραφα ανα τακτά χρονικά διαστήματα, αρχειοθετημένα ανα ημερομηνία, έχουμε την δυνατότητα να επαναφέρουμε το σύστημα στην κατάσταση που ήταν την ημερομηνία που δημιουργήθηκαν τα αντίγραφα.

Και οι δύο διαδικασίες Backup είναι εξίσου σημαντικές και πρέπει να τηρούνται.

Η συχνότητα εκτέλεσης της διαδικασίας εξαρτάται από τον όγκο των δεδομένων που εισάγουμε καθημερινά στο σύστημα. Ενδεικτικά σας προτείνουμε Data Backup μία φορά την ημέρα και Versioning Backup μία φορά την εβδομάδα.

Για να δημιουργήσουμε το Backup πρέπει να γνωρίζουμε τον τύπο της βάσης δεδομένων μας καθώς και την ακριβή τοποθεσία του/των αρχείων δεδομένων.

Τα αρχεία της βάσης Access έχουν την κατάληξη .Mdb και βρίσκονται συνήθως στο φάκελο που είναι εγκατεστημένο το σύστημα ή σε κάποιο υποκατάλογο αυτού.

Για κάθε εταιρία που παρακολουθούμε στο σύστημά μας, υπάρχει και ένα αρχείο .Mdb Σιγουρευτείτε ότι στα αντίγραφα ασφαλείας που δημιουργείτε περιλαμβάνονται όλα τα αρχεία .Mdb από όλες τις εταιρίες.

Χρησιμοποιήστε τα εργαλεία διαχείρισης του SQL Server για να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας. Σε περίπτωση που δεν γνωρίζεται την χρήση τους, επικοινωνήστε με κάποιον τεχνικό από την CyberArts.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Υπάρχουν εργαλεία που μπορούν να αυτοματοποιήσουν την εκτέλεση της διαδικασίας Backup. Συμβουλευτείτε κάποιον τεχνικό της CyberArts για να σας ενημερώσει για το πως μπορείτε να τα προμηθευτείτε και πως να τα εγκαταστήσετε.

Οι πλέον ενδεδειγμένοι τρόποι με τους οποίους μπορούμε να κρατήσουμε αντίγραφα ασφαλείας είναι οι ακόλουθοι:

•	Αντιγραφή των αρχείων από το σκληρό δίσκο του υπολογιστή μας σε κάποιο εξωτερικό αποθηκευτικό μέσο (CD, DVD ή tape).

•	Αντιγραφή των αρχείων από το σκληρό δίσκο του υπολογιστή μας σε άλλο σκληρό δίσκο του δικτύου.

ΠΡΟΣΟΧΗ: Μην κρατάτε ποτέ αντίγραφα ασφαλείας σε δισκέτες (floppy disks) ή USB sticks. Η πιθανότητα απώλειας των δεδομένων σας είναι πολύ μεγάλη!

ΠΡΟΣΟΧΗ: Μην κρατάτε ποτέ αντίγραφα ασφαλείας στον ίδιο δίσκο με αυτόν που είναι εγκατεστημένη η εφαρμογή. Σε περίπτωση καταστροφής του δίσκου θα χαθούν και τα Backup!

Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας, ακολουθώντας τα εξής τρία βήματα :

Βγείτε από την εφαρμογή proXess ERP . Εάν εργάζεστε σε δίκτυο, σιγουρευτείτε ότι όλοι οι χρήστες έχουν βγει από την εφαρμογή proXess ERP, πριν προχωρήσετε.

Εντοπίστε στο σκληρό σας δίσκο (ή στο δίσκο του server) το φάκελο στον οποίο είναι εγκατεστημένο το proXess ERP . Ο φάκελος ονομάζεται «[Cyber]ERP » ή «Cyber_ERP» και βρίσκεται στη θέση C:\CyberERP ή C:\proXess. Αν δουλεύετε σε δίκτυο , η θέση του φακέλου είναι Ζ:\CyberERP ή Z:\proXess.

Αντιγράψτε ΟΛΑ τα περιεχόμενα του φακέλου και αποθηκεύστε τα (με όποιο τρόπο συνηθίζετε) , σε ένα νέο φάκελο που στη συνέχεια θα μετονομάστε σε “CyberERP-Backup-00-00-0000” , πληκτρολογώντας στη θέση των μηδενικών την τρέχουσα ημερομηνία.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Η συχνότητα τήρησης back-up αποφασίζεται ανάλογα με το είδος της επιχείρησης και τον όγκο των δεδομένων. Σε κάθε περίπτωση, ο στόχος είναι να μπορούμε να επαναφέρουμε τα δεδομένα στο σύστημα χωρίς απώλειες.