Διαχείριση μετασχηματισμών

ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΜΕΤΑΣΧΗΜΑΤΙΣΜΩΝ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΩΝ ΠΩΛΗΣΕΩΝ / ΑΓΟΡΩΝ

Μπορούμε πολύ εύκολα μέσα από τις παραμέτρους του συστήματος να διαχειριστούμε τους μετασχηματισμούς των παραστατικών είτε πωλήσεων είτε αγορών. Ουσιαστικά δηλώνουμε το κάθε παραστατικό σε ποια άλλα παραστατικά θα μετασχηματίζεται.

Η διαχείριση των μετασχηματισμών στα παραστατικά πώλησης αλλά και αγοράς είναι ακριβώς η ίδια.

ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΜΕΤΑΣΧΗΜΑΤΙΣΜΩΝ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΩΝ ΠΩΛΗΣΕΩΝ

Για να διαχειριστούμε τους μετασχηματισμούς επιλέγουμε από το μενού Παράμετροι το Μετασχηματισμοί και κάνουμε κλικ στο Μετασχηματισμοί παραστατικών πώλησης

Αμέσως θα μου εμφανιστεί η παρακάτω φόρμα

Από το γαλάζιο πεδίο Παραστατικό με το πλήκτρο Εύρεση μπορούμε να επιλέξουμε κάποιο από τα παραστατικά μας.

Κάνοντας διπλό κλικ το εμφανίσει στο γαλάζιο πεδίο Παραστατικό.

Στα παρακάτω αριθμημένα γαλάζια πεδία (1,2,3…) μπορούμε να δηλώσουμε σε ποια άλλα παραστατικά θέλουμε να μετασχηματιστεί το αρχικό.

Στα γαλάζια πεδία με το κουμπί Εύρεση επιλέγουμε κάθε φορά το παραστατικό που θέλουμε να μπορεί να μετασχηματίζεται το αρχικό μας.

Επιπλέον από τις επιλογές Δημιουργία εκκρεμότητας μπορούμε να διαλέξουμε αν το παραστατικό που επιλέξαμε θα δημιουργεί εκκρεμότητα είτε στο αρχικό είτε στο τελικό.

Πχ το παραστατικό Παραγγελία από πελάτη μπορεί να μετασχηματιστεί σε Δελτίο αποστολής. Το δελτίο αποστολής μπορεί να είναι εκκρεμές παραστατικό όταν δημιουργηθεί από την παραγγελία δηλαδή κατά το μετασχηματισμό της παραγγελίας σε δελτίο το δεύτερο να φαίνεται εκκρεμές με σκοπό πχ να το πάρουμε σε κάποια αναφορά και να το μετασχηματίσουμε αργότερα σε τιμολόγιο.

Επίσης εάν θέλουμε  και η παραγγελία να εξακολουθεί να φαίνεται σαν εκκρεμή θα

επιλέξουμε το Εκκρεμές στο αρχικό.

Μπορούμε να διαχειριστούμε τους μετασχηματισμούς μας όπως εμείς θέλουμε και μας εξυπηρετούν στη δουλειά μας.

Κάνοντας κλικ στο κουμπί Αποθήκευση αποθηκεύονται οι επιλογές που κάναμε.

Επίσης με τα κουμπιά Ακύρωση και Διαγραφή  μπορούμε είτε να ακυρώσουμε την εγγραφή μας ή να τη διαγράψουμε.

Οι επιλογές μας θα φανούν όταν μέσα από τη μεταβολή διαγραφή παραστατικών επιλέξουμε κάποιο παραστατικό και πατήσουμε το κουμπί Μετασχηματισμός

Πχ έχουμε ένα Δελτίο αποστολής καταχωρημένο στο σύστημα και θέλουμε να το μετασχηματίσουμε 

Κάνουμε κλικ στο κουμπί Μετασχηματισμός και μας εμφανίζονται τα παραστατικά στα οποία μπορούμε να μετασχηματίσουμε το αρχικό μας.

Κάνοντας διπλό κλικ στο παραστατικό που θέλουμε να γίνει ο μετασχηματισμός το σύστημα αμέσως μας ρωτάει αν θέλουμε να συνεχίσουμε

Κάνοντας κλικ στο Ναι τότε αυτόματα το σύστημα φτιάχνει ένα νέο παραστατικό που είναι ακριβώς ίδιο με το αρχικό μόνο που είναι άλλο είδος παραστατικού και το εμφανίζει μπροστά μας.

Βλέπουμε ότι στις παρατηρήσεις γράφει από ποιο παραστατικό έχει δημιουργηθεί.

Αν είχαμε επιλέξει στην διαχείριση μετασχηματισμών ότι το τελικό θα είναι εκκρεμές τότε θα ήταν τσεκαρισμένο το Εκκρεμές στο καινούργιο παραστατικό.

Κάνοντας κλικ στο κουμπί Αποθήκευση αποθηκεύουμε το νέο μετασχηματισμένο παραστατικό.

Επίσης μέσα στη διαχείριση παραστατικών υπάρχει η επιλογή «Να γίνεται αυτόματα έλεγχος για εκκρεμότητες».

Τσεκάροντας αυτή την επιλογή αυτόματα το σύστημα μας ρωτάει εάν θέλουμε να δημιουργήσει ένα νέο παραστατικό με τις εκκρεμότητες σε περίπτωση πχ που μετασχηματίσουμε ένα παραστατικό και στο μετασχηματισμένο κάνουμε κάποιες αλλαγές πχ στις ποσότητες.

Πχ έχουμε ένα δελτίο αποστολής και θέλουμε να το μετασχηματίσουμε σε τιμολόγιο.

Στο μετασχηματισμένο παραστατικό αλλάζουμε τις ποσότητες

Κάνοντας κλικ στο κουμπί Αποθήκευση το σύστημα μας ρωτάει εάν θέλουμε να δημιουργήσει νέο παραστατικό με τις εκκρεμότητες 

Κάνοντας κλικ στο κουμπί Ναι τότε δημιουργεί ένα νέο παραστατικό που περιέχει τα  υπόλοιπα προϊόντα που δεν υπάρχουν στο τελικό παραστατικό.

Βλέπουμε ότι στις παρατηρήσεις είναι γραμμένο σε τι έχει μετασχηματιστεί και από ποιες εκκρεμότητες ποιου παραστατικού έχει δημιουργηθεί το συγκεκριμένο.

Τέλος εάν θέλουμε να εμφανίζει το παραστατικό με τις εκκρεμότητες κατευθείαν αφού το δημιουργήσει τότε μπορούμε να τσεκάρουμε και την επιλογή «Να εμφανίζεται το παραστατικό με τις εκκρεμότητες εφόσον δημιουργηθεί» μέσα στην διαχείριση μετασχηματισμών παραστατικών.

ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΜΕΤΑΣΧΗΜΑΤΙΣΜΩΝ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΩΝ ΑΓΟΡΩΝ

Η διαδικασία και οι λειτουργίες στη διαχείριση των μετασχηματισμών παραστατικών αγορών είναι ακριβώς ίδια με εκείνη των μετασχηματισμών παραστατικών πωλήσεων αρκεί να κάνουμε κλικ στο Μετασχηματισμοί παραστατικών αγοράς από το μενού Παράμετροι ΰΜετασχηματισμοί.

Η φόρμα είναι ακριβώς η ίδια με αυτή των πωλήσεων μόνο που εδώ θα διαχειριστούμε μετασχηματισμούς παραστατικών αγορών.