Εισαγωγή δεδομένων απο Excel

Για να κάνουμε εισαγωγή (import) δεδομένων από το Excel στη βάση μας ακολουθούμε τα εξής βήματα:

1) Από το αρχείο Excel αντιγράφουμε όλα τα δεδομένα (Contrοl C).

Στην περίπτωση που θέλουμε να εισάγουμε χαρακτήρες Unicode επιλέγουμε το πεδίο

2) Πηγαίνουμε στο πρόγραμμα - εργαλεία - εισαγωγή δεδομένων Data Migration - επιλέγουμε το είδος εισαγωγής. Για παράδειγμα εισαγωγή δεδομένων προϊόντων ή πελατών ή προμηθευτών ή λογαριασμών Λογιστικής(Γ)  ή αντίστοιχα κινήσεων (αναλόγως τι δεδομένα θα εισάγουμε).

3) Στο παράθυρο που μας εμφανίζεται πατάμε το κουμπί ενημέρωση και απ'ευθείας μας εμφανίζεται ο πίνακας.

4) Για να αντιστοιχίσουμε τα πεδία μας πατάμε κλικ επάνω στο στήλη (και αυτή απέυθείας γίνεται μπλε). Έπειτα κάτω        στο γάλάζιο πεδίο κάνουμε αναζήτηση για να βρουμε το πεδίο της βάσης που θέλουμε να αντιστοιχίσουμε και πατάμε        διπλό κλίκ επάνω του. 'Ετσι η στήλη που επιλέξαμε στον πίνακα παίρνει το πεδίο της βάσης που το αντιστοιχίσαμε. Το ίδιο κάνουμε και με τα υπόλοιπα πεδία.

Σημείωση:Αν ένα πεδίο θέλουμε να το αντιστοιχίσουμε σε κάποιο πεδίο άλλου πίνακα τότε με το που το επιλέξουμε από το γαλάζιο πεδίο θα μας εμφανιστούν οι παρακάτω επιλογές

Πχ θέλω να εισάγω μια νέα κατηγορία. Με το που διαλέξω το πεδίο Κατηγορία 1(ProductCat1ID) μου εμφανίζει τις επιλογές από κάτω για να διαλέξω τι ακριβώς θα εισάγω. Δηλαδή αν θα εισάγω πεδίο περιγραφή,πεδίο κωδικό ή το πεδίο που θα εισάγω περιέχει το ID του πίνακα.

Αναλόγως το τι θέλω να εισάγω επιλέγω και το αντίστοιχο.

Υπάρχει επίσης και η επιλογή «Να εισαχθεί νέα εγγραφή στον πίνακα σε περίπτωση που δεν βρεθεί»

Μπορούμε να τη τσεκάρουμε σε περίπτωση που θέλουμε το σύστημα να ανοίξει αυτόματα καινούργια εγγραφή εάν δεν υπάρχει στο σύστημα.

Κάτι τέτοι έχει νόημα προφανώς μόνο όταν έχω επιλέξει να εισάγω Περιγραφή

Πολύ σημαντική σημείωση είναι αυτή στο τέλος της φόρμας

Ουσιαστικά ανάλογα με το είδος της εισαγωγής που θα κάνουμε πχ αν θα κάνουμε εισαγωγή σταθερών στοιχείων πελατών ή προμηθευτών,αν θα κάνουμε εισαγωγή κινήσεων αποθήκης ,πελατών ή προμηθευτών ή τέλος αν θα κάνουμε εισαγωγή απογραφής αποθήκης ,πελατών ή προμηθευτών,υπάρχουν κάποια πεδία κλειδία.

Αυτό σημαίνει ότι αν δεν εισάγουμε κάποιο από τα πεδία κλειδιά σε κάθε περίπτωση δεν θα γίνει η εισαγωγή των στοιχείων μας.

Το σύστημα σε αυτήν την περίπτωση θα μας βγάλει ένα ή περισσότερα (ανάλογα με το πόσα πεδία κλειδιά δεν εισάγουμε) μηνύματα για να μας ειδοποιήσει ποιο πεδίο κλειδί δεν βάλαμε.

Πχ Στην εισαγωγή σταθερών στοιχείων προϊόντων δεν υπήρχε το πεδίο κωδικός

Κάνοντας κλικ στο κουμπί Ενημέρωση αμέσως το σύστημα έβγαλε το παρακάτω μήνυμα

Σε εισαγωγές όπως κινήσεων αποθήκης,πελατών και προμηθευτών βλέπουμε ότι η επιλογή «Να εισαχθεί νέα εγγραφή στον πίνακα σε περίπτωση που δεν βρεθεί» είναι ανενεργή. Αυτό είναι λογικό να συμβαίνει γιατί δεν υπάρχει νόημα να δημιουργήσουμε καμία νέα εγγραφή σε κάποιο πίνακα,οι εγγραφές θα πρέπει να υπάρχουν.

Σημείωση:Σε περίπτωση που κάτι δεν είναι σωστό και το σύστημα δεν μπορεί να το αναγνωρίσει για να κάνει την εισαγωγή,αφού κάνουμε κλικ στο κουμπί Ενημέρωση  ,μας βγάζει ένα παράθυρο με το τι πήγε λάθος με σκοπό να το διορθώσουμε και να  επαναλάβουμε την διαδικασία της εισαγωγής με τα σωστά στοιχεία

Τέλος μπορούμε να αποθηκεύσουμε σε κάποιο template τη μορφή της εισαγωγής που κάναμε δηλαδή τις στήλες και τα πεδία στα οποία αντιστοιχούν, με σκοπό να το χρησιμοποιήσουμε σε μελλοντική εισαγωγή και να μη χρειάζεται να διαλέγουμε μια μια τις στήλες μας από την αρχή.  Κάτι τέτοιο φυσικά προϋποθέτει πως οι στήλες που θα κάνουμε εισαγωγή τη 2η φορά θα πρέπει να είναι στον αριθμό ίσες με αυτές που είναι αποθηκευμένες στο template. Δε μπορούμε δηλαδή να αποθηκεύσουμε ένα template με 2 στήλες και η επόμενη εισαγωγή να έχει 1 στήλες. Αν γίνει κάτι τέτοιο τότε το σύστημα θα μας ειδοποιήσει με σχετικό μήνυμα ότι το template έχει 2 στήλες και εμείς έχουμε δεδομένα σε 1 στήλη.

Η αποθήκευση των στηλών σε template γίνεται ως εξής:

Αφού κάνουμε Ενημέρωση και επιλέξουμε από τη λίστα τα πεδία για τη κάθε στήλη που θέλουμε να εισάγουμε τότε πατάμε το κουμπί Αποθήκευση στο πλαίσιο «Template» 

Τότε μας εμφανίζεται το παράθυρο για να δώσουμε Κωδικό και Περιγραφή στο template μας και πατάμε Αποθήκευση

Αμέσως το template αποθηκεύτηκε και είναι διαθέσιμο στη λίστα του γαλάζιου πεδίου Template για επόμενη χρήση.

Για να το χρησιμοποιήσουμε τότε πολύ απλά αφού κάνουμε Ενημέρωση των δεδομένων μας, επιλέγουμε από τη λίστα του γαλάζιου πεδίου Template το template που θέλουμε και αμέσως όλες οι επιλογές εμφανίζονται  στις στήλες μας.

Αν θέλουμε να αλλάξουμε κάποιο template τότε αφού φέρουμε τα δεδομένα μας και επιλέξουμε το template το οποίο θέλουμε να τροποποιήσουμε, κάνουμε τις αλλαγές στα πεδία που θέλουμε και πατάμε τέλος Αποθήκευση. Το σύστημα θα μας ειδοποιήσει ότι το προηγούμενο template θα αντικατασταθεί με το νέο και στο Ναι θα αποθηκευτεί με τη νέα μορφή.

Σε κάθε είδους εισαγωγής δεδομένων μπορούμε να αποθηκεύσουμε και τα αντίστοιχα templates δε θα βρούμε δηλαδή στην εισαγωγή προϊόντων Template που αποθηκεύσαμε στην εισαγωγή κινήσεων αποθήκης.

Προσοχή:

Τα πεδία κλειδιά σε κάθε είδους εισαγωγή είναι τα εξής:

Για την εισαγωγή σταθερών στοιχείων προϊόντων/πελατών /προμηθευτών/ λογαριασμών λογιστικής το πεδίο κλειδί είναι ο κωδικός

Για την εισαγωγή κινήσεων αποθήκης /πελατών /προμηθευτών τα πεδία είναι η Ημερομηνία,το Παραστατικό, ο Αριθμός παραστατικού, το Προϊόν, η Εταιρία, το Υποκατάστημα και η Αποθήκη

Για την εισαγωγή απογραφής αποθήκης /πελατών/ προμηθευτών τα πεδία κλειδιά είναι το Έτος, ο Πελάτης ,η Αποθήκη και το Υποκατάστημα.

5) Όταν αντιστοιχίσουμε όλα τα πεδία τότε τα δεδομένα είναι έτοιμα να εισαχθούν.

6) Πατάμε πάνω στο κουμπί και ξεκινά η διαδικασία για να εισαχθούν τα δεδομένα στη βάση μας.

7) Όταν ολοκληρωθεί η διαδικασία πατάμε OK στο παράθυρο που μας εμφανίζεται.

Σε περίπτωση που το σύστημα δεν εντοπίσει κάποιο πρόβλημα και εισάγει τις εγγραφές σωστά τότε θα μας εμφανίσει μήνυμα ότι η εισαγωγή έγινε με επιτυχία όπως πχ το παρακάτω

8) Τα δεδομένα μας πλέον έχουν εισαχθεί στη βάση μας.