Μεταφορά παραστατικών με προϊόντα σε άλλο σύστημα

Μεταφορά δεδομένων

Η μεταφορά δεδομένων είναι ένα υποσύστημα το οποίο μας δίνει τη δυνατότητα  να εξάγουμε και να εισάγουμε παραστατικά πωλήσεων/αγορών με προϊόντα από μια βάση σε κάποια άλλη. Ουσιαστικά επιλέγουμε τα παραστατικά που θέλουμε να εξάγουμε,κάνουμε την διαδικασία της εξαγωγής,αποθηκεύουμε το αρχείο που περιέχει τα παραστατικά μας και έπειτα μπαίνουμε στην  βάση που θέλουμε να βάλουμε τα παραστατικά και κάνουμε την διαδικασία της εισαγωγής. Αναλυτικότερα η διαδικασία περιγράφεται παρακάτω:

Εξαγωγή δεδομένων παραστατικών πωλήσεων.

Η λειτουργιά της μεταφοράς δεδομένων υπάρχει στο μενού Εργαλεία.

Επιλέγουμε την μεταφορά δεδομένων και διαλέγουμε την εξαγωγή παραστατικών πωλήσεων .

Από τα πεδία Ημερομηνία (Από…Έως)μπορούμε να πληκτρολογήσουμε τις ημερομηνίες που θέλουμε να ψάξει το σύστημα να μας βρει παραστατικά με σκοπό να εξάγουμε αυτά που θέλουμε.

Tip: Πατώντας Enter στο Από και Enter στο Έως θα μας φέρει την πρώτη ημέρα της χρήσης έως και σήμερα.

Η προηγούμενη περίοδος εξαγωγής μας πληροφορεί για το διάστημα που κάναμε τελευτά φορά την διαδικασία εξαγωγής παραστατικών.

Μπορούμε κάνοντας κλικ στο κουμπί φίλτρο επιλογής πελατών να επιλέξουμε συγκεκριμένους πελάτες όπως και στο φίλτρο επιλογής κίνησης πωλήσεων να επιλέξουμε συγκεκριμένα παραστατικά.

Κάνοντας κλικ στο κουμπί Αναζήτηση θα μας εμφανίσει τα παραστατικά που επιθυμούμε ανάλογα με τα φίλτρα που βάλαμε ή θα μας τα φέρει όλα αν αφήσαμε τα φίλτρα κενά.

Κάνοντας κλικ στο κουτάκι μπροστά από κάθε παραστατικό μπορούμε να επιλέξουμε αυτά που θέλουμε(τσεκάρουμε). Υπάρχει επίσης η δυνατότητα κάνοντας κλικ στο κουμπί «Επιλογή όλων» να μας τα επιλέξει όλα ,αλλά και στο «Καθαρισμός Επιλογών» να μας τα απεπιλέξει όλα.

Κάνοντας κλικ στο κουμπί Καθαρισμός ,η φόρμα καθαρίζεται από κάθε είδους φίλτρο και επιλογής με σκοπό να την επεξεργαστούμε από την αρχή.

Αφού έχουμε επιλέξει ποια παραστατικά θέλουμε να εξάγουμε κάνουμε κλικ στο κουμπί Εξαγωγή δεδομένων.

Αυτόματα μας εμφανίζεται ένα παράθυρο που περιέχει τα παραστατικά που εξάγουμε με όλα τα στοιχεία τους.

Κάνοντας κλικ στο κλείσιμο του παραθύρου(Χ) μας ζητάει να επιλέξουμε που θέλουμε να αποθηκεύσουμε το αρχείο με τα παραστατικά. Μπορούμε να το αποθηκεύσουμε είτε κάπου στον σκληρό δίσκο του υπολογιστή μας,είτε σε κάποιον εξωτερικό σκληρό είτε σε άλλο μέσο (cd ,δισκέτα).

Όταν κάνουμε κλικ στην αποθήκευση ο υπολογιστής μας αποθηκεύει το αρχείο αυτό στο σημείο που επιλέξαμε.

Εισαγωγή δεδομένων παραστατικών πωλήσεων.

Για να κάνουμε την εισαγωγή των παραστατικών μας αρχικά μπαίνουμε στην κατάλληλη βάση (εταιρία) που θέλουμε να εισάγουμε αυτά τα παραστατικά.

Έπειτα από το μενού Εργαλεία-Μεταφορά δεδομένων επιλέγουμε την εισαγωγή δεδομένων παραστατικών πωλήσεων.

Κάνοντας κλικ στο κουμπί «Ανάγνωση δεδομένων από CD» αμέσως μας εμφανίζεται ένα παράθυρο από το οποίο εμείς θα επιλέξουμε την τοποθεσία του αρχείου μας,εκεί δηλαδή που έχουμε αποθηκεύσει το αρχείο με τα παραστατικά που κάναμε την εξαγωγή.

Αφού εντοπίσουμε τη θέση του το επιλέγουμε,και κάνουμε κλικ στο κουμπί Άνοιγμα.

Το αρχείο μας έχει ανοίξει και έχουν εμφανιστεί μπροστά μας τα παραστατικά που είχαμε εξάγει.

Με την στήλη κατάσταση το σύστημα μας ειδοποιεί για το αν μπορούμε να εισάγουμε το κάθε παραστατικό. Όταν η κατάσταση είναι ΟΚ τότε μπορούμε να προχωρήσουμε στην διαδικασία της εισαγωγής.

Υπάρχει η περίπτωση το σύστημα να μας εμφανίσει κατάσταση «Πρόβλημα»

Σε αυτήν την περίπτωση κάνουμε κλικ στα βελάκια δεξιά-αριστερά για να κουνήσουμε την μπάρα και να δούμε τις υπόλοιπες πληροφορίες στο παράθυρο.

Κάνοντας αυτό μπορούμε να δούμε ποιο είναι το πρόβλημα που βρήκε το σύστημα και δεν μπορεί να περάσει τα ακόλουθα παραστατικά.

Για το κάθε παραστατικό μπορεί να υπάρχει και διαφορετικό πρόβλημα.

Βλέποντας λοιπόν το πρόβλημα μπορούμε να το διορθώσουμε και να ξανακάνουμε την εισαγωγή δεδομένων πλέον με επιτυχία.

Πιθανά προβλήματα είναι να υπάρχει η ίδια εγγραφή(το σύστημα δεν μπορεί να ξαναπεράσει την ίδια εγγραφή δυο φορές),να μην υπάρχουν τα ίδια παραστατικά(περιγραφή παραστατικού),οι ίδιοι πελάτες /προμηθευτές/προϊόντα και κάποια άλλα στοιχεία όπως τρόπος πληρωμής ,πωλητής κλπ. Γενικώς όταν βρίσκει το σύστημα ανόμοια πράγματα από την μια βάση στην άλλη. Σε τέτοιες περιπτώσεις πρώτα πρέπει να καταχωρήσουμε ότι λείπει στην νέα βάση(εταιρία)και να ξαναπροσπαθήσουμε να κάνουμε πάλι την εισαγωγή.

Αν λοιπόν η κατάσταση είναι ΟΚ τότε μπορούμε να πατήσουμε το κουμπί «Δημιουργία παραστατικών» και να αρχίσει η διαδικασία της εισαγωγής.

Όταν αυτή τελειώσει το σύστημα θα βγάλει ένα μήνυμα ότι ολοκληρώθηκε.

Κάνουμε κλικ στο κουμπί ΟΚ και μετά στο κουμπί Έξοδος στην αρχική μας φόρμα.

Πλέον μέσα στις πωλήσεις υπάρχουν τα παραστατικά μας.

Από το μενού Πωλήσεις-Μεταβολές/Διαγραφές παραστατικών πωλήσεων μπορούμε να τα αναζητήσουμε και να τα διαχειριστούμε.